Tagasi üles
Turniirikorraldus - Eesti Väitlusselts

Turniirikorraldus

Kategooria: Lisalugemine


Turniirikorraldus on üks vastutusrikkamaid ja mõneti ehk isegi pingelisemaid väljakutseid, mida väitlusmaailm pakub. Kuigi suurem osa turniirikorraldaja tööst toimub kulisside taga, saades alguse juba kuid või nädalaid enne turniiri reaalset toimumist ja kulmineerudes üsna pingsa nädalavahetusega, on rõõm õnnestunud turniirist ja panusest väitluskogukonnale vähemalt kümme korda sama võimas. Laias laastus järgib turniiri korraldamine üpris sarnast struktuuri, mille spetsiifika sõltub juba turniiri suurusest, kestusest, väitlusformaadist, asukohast ja muust.

Vali roll, kelle kohta lugemist jätkata:

Siit peatükist leiab lihtsustatud juhise igasuguse väitlusturniiri korraldamiseks: suure, väikese, riikliku või hoopis ainult ühe väitlusklubi jaoks. Juhend on struktureeritud erinevate teemade kaupa, millega turniirikorraldaja tavaliselt tegelema peab; väiksema turniiri puhul võib aga mõned kategooriad sootuks vahele jätta. Iga turniir on erinev, seega ei järgi juhend kategooriate järjestamisel lineaarset ajatelge, sest reaalsuses tuleb tegeleda korralduse kõigi aspektidega paralleelselt. See juhend on pigem abistav ja juhendav tark mees taskus, mitte absoluutne ja lõplik reeglistik, millest tuleb alati rangelt kinni pidada.

Asukoht

Esimene samm iga turniiri korraldamisel on tavaliselt sobiva asukoha leidmine. Väitlusklubidel on selleks sageli enda ruumid või kokkulepped koolide-ülikoolidega, kes klubi ruume haldavad. Üleriigilised turniirid toimuvad reeglina koolides üle Eesti, et väitlusliikumine jõuaks kõikjale, eeskätt väljapoole suuri linnasid. Teisest käest on kooliruumide rentimine odavam (või lausa tasuta), eriti just noorteürituste tarbeks. Kui turniirikorralduse eelarves on aga kopsakam summa, võib korraldada turniiri erinevates kohtades – näiteks rentida finaalväitluseks mõni uhkem kontserdisaal või konverentsiruum.

 

Kuidas leida asukohta?

Kui korraldajal kokkulepe mõne kooliga puudub, tuleb laiali saata päringud võimalikult paljudele koolidele. Koolide puhul tuleks see kiri saata õppejuhile, direktorile, või noorsootöötajale.

Mida kirjutada?

  • Lühike tutvustus väitlusest ja korraldatavast turniirist
  • Toimumiskuupäevad ning ajakava (NB! Ajakava võib olla selles faasis veel alles mustand, eeskuju võib võtta eelnevate turniiride ajakavadest, sest väga suuri erisusi turniiride ajakavas tavaliselt pole)
  • Ruumide spetsiifika (näiteks: 50 tiimiga KK-turniiri puhul on vaja 25 klassi väitluseks, aulat või suurt ruumi kogunemiseks, kohtunikeruumi, sööklat)
  • Kui osalejad ööbivad koolis, tuleb seda kindlasti mainida. 
  • Kulud, mida korraldaja on valmis katma (näiteks turvamees, koristus)

Kui ruumid on leitud, tuleb täiendavalt täpsustada:

  • Kes on koolipoolne kontakt turniiri vältel?
  • Kas koolis on söökla, kust saaks paluda hinnapakkumist turniiri toitlustamiseks?
  • Ülevaade korrapidamisest, (vajadusel) eriti öörahust
  • Kõik eeldused, mis koolil või ruumide omanikul korraldajale on

Registreerimine

Kui asukoht on kinnitatud, tuleb turniirile hakata osalejaid värbama. Kõige lihtsam variant on luua registreerimisvorm mõne online-tööriistaga – näiteks Google Forms, mis kõik andmed kokku kogub ja tabelisse vormindab.
Need on kõige olulisemad elemendid, mis registreerimisvormil olemas olema peaksid:

  • nimi;
  • e-postiaadress;
  • telefoninumber;
  • vanus (täis- või alaealine);
  • osaleja kool või organisatsioon;
  • roll: väitleja, kohtunik, juhendaja, korraldustiimi liige;
  • tiimi nimi;
  • kui turniir on ööbimisega: kas osaleja vajab korraldaja pakutud majutust?;
  • kui turniir on transpordiga: kas osaleja vajab transporti üritusele ning millisest pakutavast väljumispunktist?;
  • kui turniir on toitlustusega: kas osalejal on toiduallergiaid või -eelistusi (näiteks taimetoitlus)?

NB! Registreerimisel peaks olema mõistlik lõpukuupäev, et korraldaja oskaks arvestada lõpliku tiimide arvuga, mis määrab selle, mitut ruumi väitlusteks vaja on. Igal juhul on mõistlik arvestada nii, et paar ruumi jääks n-ö varuks. Kui kohtunikke, ruume või muud olulist ressurssi on piiratud hulk, tuleks enne registreerimist välja arvutada maksimaalne tiimide hulk ja seda vastavalt kommunikeerida.

Korraldajad peaksid turniirile otsima peakohtuniku(d), kes vastutab(-vad) turniiril väideldavate teemade väljamõtlemise eest, ning turniiridirektori, kes turniiri jooksul koos peakohtunikega väitlused ja kohtunikud ning lõpuks turniiri tulemused kokku paneb.

Toitlustus

Koolis korraldatava turniiri puhul on lihtsaim variant teha kokkulepe koolisööklaga. Kui see osutub mingil põhjusel võimatuks, on variandid tellida ruumidesse catering-teenus või organiseerida söögikorrad mõnes lähedalasuvas söögikohas.

Kui valida catering-teenus: ürituse suurusest sõltuvalt tuleb läbi mõelda söögijärgne koristus. Kõige lihtsam on sellisel juhul tellida toitlustus koos koristusega, kuid see on tõenäoliselt kõige kallim variant.

Kui valida söögikohta minek: ajakavasse tuleb kindlasti sisse arvestada (varuga!) kohtade vahel liikumiseks kuluv aeg.

Info, mida toitlustaja vajab:

  • söögiajad ning sööjate hulk;
  • toidueelistused, näiteks lihatoiduliste ja taimetoiduliste arv;
  • menüü koostamisel tuleb arvestada ka allergikutega.

Menüü kinnitamine on samuti korraldaja otsustada. Selle koostamisel tuleb teha koostööd teenusepakkujaga, arvestada söögikoha võimekust, toitlustuse eelarvet ja infot, mida osalejad toidueelistuste kohta registreerimisvormile on märkinud.

Transport

Mõnedel turniiridel on korraldajal mõistlik organiseerida osalejatele transport. Sellisel juhul tuleb arvestada eelduslike reisijate numbritega, enne kui lõplik osalejate arv teada on. Niipea, kui osalejatelt on info käes või eksisteerib enam-vähem täpne prognoos, tuleks saata hinnapäring võimalikult mitmesse transpordifirmasse, et leida parim pakkumine (tihti on kohalikud, väiksed ettevõtjad kõige odavam valik).

  • Millistest linnadest väljumised toimuvad? Kuupäev, kellaaeg, reisijate arv
  • Mis päeval ja mis kell toimub turniirijärgne tagasisõit linnadesse?
  • Kui juht ei lähe ööseks koju, võib pakkuda juhile majutuse tasumist.
  • Bussi lahkumise eest vastutab täiskasvanu, keda korraldaja usaldab, kõigile bussi peale saabuvate osalejate nimekirjaga, kus on ka iga osaleja telefoninumber. Ainult siis, kui kõik osalejad on kätte saadud, annab vastutaja juhile loa lahkuda. Samamoodi toimub tagasisõit.

Kommunikatsioon

Enne turniiri toimumist peab aegsasti nii osalejatel, tiimiliikmetel kui ka kohtunikel olema kogu vajalik teave. Kuigi jooksvaid märkuseid on mugav teha turniiri Facebooki üritusele, peaksid kõigini jõudma ka e-mailiga saadetud “infopakikesed”. Kuna jooksvalt muutub nii mõndagi, on täiesti normaalne saata infopakikesi näiteks kahes või kolmes faasis. 

Kõigile osalejatele vajalik teave:

    • ajakava, asukoht;
    • transpordiinfo;
    • ürituse reglement, sh ruumide omaniku kehtestatud reeglid (vahetusjalatsid, öörahu vms);
    • vajadusel: teemamapp;
    • vajadusel: kui toimub liikumine söögi- või ööbimiskohta, tuleks eelnevalt kõik vajalikud aadressid osalejatele saata;
  • korraldaja kontaktinfo.

Lisainfo kohtunikele:

  • kui kohtunikele on ette nähtud osalejatest erinev ööbimine, tuleb seda täpsustada;
  • kui kohtunikele toimub enne turniiri koolitus, tuleb täpsustada, kes seda läbi viib ning mis kell ja kus kohas see toimub.

Printimine

Siin on nimekiri prinditud materjalidest, mida tavaliselt ühel väitlusturniiril vaja läheb:

    • ajakavad – nii osalejatele kui ka tiimile (ajakavasid tasub riputada ka toimumiskoha seintele);
    • kohtunikulehed – KK-turniiril peab igal kohtunikul olema igaks eelvooruks uus leht;
    • BP-turniiril prinditakse kohtunikulehti enamasti turniiri käigus (juhul, kui kohtunikulehed pole elektroonilised);
    • punktiskaalad ja formaaditutvustus (valikuline);
    • sildid ustele ja seintele (näiteks kohtunikeruum, aula);
    • Kohtunike tagasisidelehed (valikuline);
  • diplomid osalejatele ja/või autasustatud kohtadele.

 

Kohapeal

Korraldustiim saabub majja enne osalejaid, et veenduda, kas kõik on turniiri toimumiseks valmis. Milles peab veenduma?

  • Registreerimislaud, kus tiimide kohalolek fikseeritakse, peab olema peaukse suhtes loogilises kohas ja kergesti leitav. Tiimide registreerimine toimub üldjuhul registreerimisnimekirja alusel. Kui mõni tiim on lisandunud või tulemata jätnud, peab nendest muudatustest teavitama turniiridirektorit, kes vajab täpset ülevaadet kõigist kohalolijatest, et teha esimese vooru paaritus.
  • Kohtunikele ja tiimile võiks olla eraldi ruum, ideaalis koos kohvi- ja snäkilauaga. 
  • Kõik olulised ruumid (aula, kohtunikeruum, tualetid jm), mis on raskesti leitavad, võiksid olla märgistatud prinditud sildiga.
  • Kohtunikeruumis peab olema KK-turniiril piisaval hulgal väljaprinditud kohtunikulehti (juhul kui turniir ei kasuta elektroonilisi kohtunikulehti), vajadusel ka formaaditutvustust ning punktiskaalat.
  • Aulas või kogunemisruumis peab veenduma projektori ühilduvuses nii korraldaja kui ka turniiridirektori arvutiga. Kui on plaanis väitlusi internetis üle kanda, siis tuleb veenduda selleks vajaliku tehnika toimimises.
  • Tuleb veenduda, et kõik väitlusklassid on avatud. Kui ööbimine toimub koolimajas, peavad ööbimisklassid olema märgistatud selliselt, et osalejad need üles leiavad.

 

Avamine

Avamistseremoonial avaneb korraldustiimil võimalus osalejatele veelkord terve programm üle korrata, lihtsaim on seda teha ajakava detailselt tutvustades. Osalejatele tuleb anda kogu info, mis puudutab ruumide liikumist ja nende leidmist, toitlustust, majutust, transporti, hoone kodukorda, evakuatsiooniplaani ja muud olulist. Osalejad peavad avamisel teada saama, kelle poole milliste küsimustega pöörduda.

Peakohtunik(ud): saab avamisel sõna, et tutvustada ennast, sealhulgas oma rolli turniiril, ning väitlejatele edu soovida. Kui osalejatel on teemade kohta küsimusi, saab neid küsida peakohtuniku käest terve turniiri jooksul.

Turniiridirektor: tutvustab paarituse loogikat ja kuulutab välja esimese vooru väitlused. 

Turniiri jooksul

Iga vooru järel kogunevad osalejad uuesti kogunemisruumi, kus neile saab vajalikku infot jagada, probleemide-küsimustega tegeleda ja uue vooru paarituse teatavaks teha. Tore on, kui turniiril on fotograaf, kelle jäädvustatut pärast turniiri osalejatega jagada saab.

Autasustamine ja lõpetamine

Lõputseremooniaks võiksid olla parimatele väitlejatele auhinnad. Selleks võib olla nii šokolaaditahvel kui ka uhke karikas. Suuremate turniiride puhul on autasustatud kohti palju, mis tähendab, et nii diplomid kui ka auhinnad tuleb valmis panna enne tseremoonia algust. Peakohtunikud kuulutavad välja auhindade saajad, finaalväitluse võitja aga konkreetse väitluse kohtunikepaneeli juht. Korraldaja vastutab selle eest, et lõpetamiseks oleks olemas loogiline autasustamise järjekord.

Lõputseremoonia on hea võimalus koguda osalejatelt tagasisidet, reklaamida tulevikus toimuvaid turniire ja koguda laike oma Facebooki lehele!

Pärast autasustamist tuleks osalejatega jagada kõiki tulemusi. Seda on enamasti mõistlik teha elektrooniliselt, näiteks Facebooki ürituse postitusena.

Rolli kohta sisu puudub.

Rolli kohta sisu puudub.